Gestion des groupes

GestGym vous permet de créer et paramétrer vos différents groupes.

À chaque nouvelle saison, il est nécessaire de créer ses groupes, ceux-ci permettront notamment aux personnes qui rempliront le formulaire d'inscription d'avoir accès à des choix.

Ces groupes vous permettront de rassembler vos adhérents, vous pouvez y paramétrer plusieurs éléments.

Duplication d'un groupe vers la saison suivante

Synchronisation des sites d'entraînement

Création d'un groupe

La création des nouveaux groupes s'effectue au niveau au niveau du menu "Liste des groupes", bouton "Ajouter un groupe".

Le clic sur ce bouton vous dirigera vers la page de création :

Vous pourrez alors y effectuer votre paramétrage :

Nom du groupe : texte libre permettant d'identifier le groupe, c'est ce nom qui sera affiché dans la liste déroulante proposée au demandeur sur le formulaire d'inscription. Conseil : évitez donc d'avoir des groupes possédant le même nom, si vous avez par exemple 2 groupes BabyGym, ajoutez une information pour permettre de les distinguer facilement (ex. BabyGym samedi 1, BabyGym samedi 2 etc.).

Discipline : Indiquez ou non la discipline associée au groupe. Si vous indiquez une discipline cela sera restrictif (ex. un adhérent GAM ne pourra être ajouté à un groupe GR). Si vous n'indiquez rien, il n'y aura pas de restriction, cela peut être utile dans le cas d'un groupe utilisé pour rassembler les dirigeants, ceux-ci pouvant potentiellement être de disciplines différentes.

Année début : correspond à l'année de naissance de l'âge maximum autorisé dans le groupe. Laissez à vide si vous ne voulez pas de restriction d'âge maximum.

Année fin : correspond à l'année de naissance de l'âge minimum autorisé dans le groupe. Laissez à vide si vous ne voulez pas de restriction d'âge minimum.

Nombre maximum : ce chiffre correspond au nombre maximum d'adhérents que vous souhaitez pouvoir ajouter au groupe.

Nombre places inscriptions en ligne : Ce champ détermine le nombre maximum de demandes d'inscription que vous souhaitez accepter via le formulaire en ligne pour ce groupe. Une valeur à 0 signifiera qu'aucune personne ne pourra demander ce groupe via le formulaire.

Nombre places liste d'attente : Ce champ indique le nombre de places que vous autorisez sur liste d’attente une fois que le quota d’inscriptions en ligne est atteint.

👉 Par exemple :
Si vous définissez 20 places inscriptions en ligne et 5 en liste d’attente, alors :

Les 20 premières demandes seront enregistrées comme des demandes d'inscriptions "valides".
Les 5 suivantes seront placées automatiquement en liste d’attente, le demandeur aura bien cette notion, le paiement en ligne (si activé pour votre club) ne sera pas proposé.
Au-delà, le groupe n’apparaîtra plus (si vous avez activé l’option « masquer les groupes complets »), ou apparaîtra avec la mention « COMPLET » et sera non sélectionnable. (voir ici)

Tarif : Tarif de base qui sera affiché lors de la sélection du groupe dans le formulaire d'inscription et utilisé pour le calcul automatique du montant de cotisation annuelle dû.

Groupe réservé : Si vous activez cette option, le groupe ne sera pas visible sur le formulaire d'inscription, sauf pour les adhérents ayant reçu un lien de réinscription dédié. Voir ici

Description : Texte libre qui sera visualisable sur le formulaire d'inscription quand le demandeur aura sélectionné le groupe et également dans les différents mails de notification.

Onglet Tags

Associez ici un ou plusieurs tags au groupe. Cela permettra (si vous avez activé l'option dans le paramétrage du formulaire) au demandeur d'affiner la liste des groupes en fonction de mots-clés que vous avez défini, par exemple "Compétition", "Loisir", "BabyGym" etc. Un même tag peut-être ajouté à plusieurs groupes.

Pour savoir comment ajouter des tags pour qu'ils soient disponibles pour l'association au groupe, rendez-vous ici.

Onglet Entraînements

Paramétrez ici les créneaux d'entraînement du groupe. Vous pouvez y indiquer les jours d'entraînement, les horaires, mais également le nom de la salle et le site d'entraînement.

Pour qu'un site d'entraînement soit disponible, il faut qu'il ait auparavant été créé sur votre fiche club FFGymLicence puis synchronisé sur GestGym.

Pour savoir comment synchroniser vos sites d'entraînement, rendez-vous ici.

Si vous souhaitez activer le choix du site d'entraînement sur votre formulaire d'inscription (voir ici), il est nécessaire d'associer à tous vos groupes leur bon site d'entraînement pour être sûr qu'il soit proposé au demandeur.

Les créneaux d'entraînement seront affichés lorsque la personne sélectionnera le groupe sur le formulaire, ils seront également rappelés dans les différents mails de notification.

Onglets Entraîneurs

Ajoutez ici éventuellement les entraîneurs en charge du groupe.

Pour ajouter les entraîneurs, il est nécessaire que le groupe ait été enregistré une première fois, il faut également que les entraîneurs aient bien le rôle "Entraîneur" ajouté sur leur fiche adhérent (détail de l'adhérent > onglet club).

Duplication d'un groupe vers la saison suivante

Pour dupliquer un groupe vers la saison n+1, utilisez le bouton dédié au niveau de la ligne du groupe.

Cela vous dirigera vers une page d'édition reprenant toutes les informations du groupe.

Il faudra donc penser à modifier la saison ainsi qu'éventuellement les années "début" et "fin" si le groupe est concerné pour rester cohérent sur les âges.

Synchronisation des sites d'entraînement

Vous pouvez synchroniser vos sites d'entraînement, une fois ceux-ci ajoutés sur votre fiche club FFGymLicence. Si vous rencontrez des difficultés avec FFGymLicence, nous vous invitons à prendre contact avec votre comité régional.

Rendez-vous ensuite dans le menu "Modifier données du club", accessible depuis le tableau de bord GestGym (page d'accueil après connexion), onglet "Sites d'entraînement", puis cliquez sur "Mettre à jour".

Ajout de tags

Vous pouvez définir un ou plusieurs tags, il s'agit "d'étiquettes" ou "mots-clés" que vous pourrez ensuite associer aux groupes.

Pour ajouter des tags, rendez-vous dans le menu "Configuration" onglet "Gestion des tags"

Ajout d’un tag :
Renseignez un nom et choisissez une couleur, puis cliquez sur le bouton « Ajouter le tag ».
Le tag sera alors disponible pour être associé à un ou plusieurs groupes.
Modification d’un tag :
Cliquez sur l’icône en forme de crayon située sur le tag que vous souhaitez modifier.
Effectuez vos changements, puis cliquez sur « Modifier le tag ».
La modification sera automatiquement appliquée à tous les groupes auxquels ce tag était associé.
Suppression d’un tag :
Cliquez sur l’icône en forme de croix pour supprimer un tag.
⚠️ Si le tag était associé à un ou plusieurs groupes, il sera automatiquement retiré de ces groupes après la suppression.